Reuniões virtuais: 7 dicas úteis para colocar em prática

A reunião virtual é um encontro feito por uma plataforma digital para finalidades profissionais ou pessoais. Com o aumento do home office, a reunião remota, como também é conhecida, se tornou essencial e já faz parte do sistema de trabalho de diversas equipes de startups e empresas digitais.

As reuniões virtuais estão em alta, e a tendência é de ainda mais crescimento para estes encontros feitos por plataformas e ferramentas que possibilitam a conversa por áudio e vídeo, com o compartilhamento de tela, envio de arquivos, chat e outros recursos.

Muito vinculada ao trabalho remoto e ao sistema de home office, passou a ser adotada por empresas de maneira emergencial durante a pandemia de Covid-19. Essa modalidade promete se perpetuar após o fim da crise de saúde, já que, segundo pesquisa da Fortinet, 30% das empresas pretendem seguir com o home office após a pandemia.  

Desde 2020, o distanciamento social impôs uma série de barreiras que foram dribladas com a ajuda da tecnologia, principalmente com as plataformas para reuniões virtuais, como:

  • Google Meet;
  • Zoom;
  • Microsoft Teams.

Hoje, essas tecnologias são excelentes e necessárias para a integração de times, trabalhos colaborativos a distância, alinhamentos e, até mesmo, para fazer apresentações para clientes em potencial. 

Ou seja, a reunião virtual pode ser feita entre membros da equipe ou com os prospects, para fechar novos negócios ou apresentar o desenvolvimento de um produto digital que está sendo feito pela startup.

Na reunião remota, o encontro acontece em tempo real e as conversas, com vídeo e áudio, são transmitidas de forma simultânea. Para não haver problemas de instabilidade, é essencial usar uma conexão à internet de qualidade.

Além disso, uma das preocupações está em fazer alguns ajustes para que as reuniões virtuais tenham a mesma fluidez, eficiência e qualidade que um encontro presencial costuma ter. Para isso, é importante fazer algumas adaptações para o encontro fluir bem, do começo ao fim. 

Conheça as vantagens de implementar as reuniões virtuais na empresa

Muito além de uma necessidade, esse formato de reunião também proporciona diversas facilidades para a empresa, para os funcionários e para as demais pessoas envolvidas. Veja!

Produtividade

A reunião remota pode ser muito produtiva e proveitosa para os times de uma empresa. Uma das principais razões é que não há necessidade de se deslocar para o encontro.

Na prática, torna-se mais fácil se conectar em uma plataforma, sem pegar trânsito, estacionar e enfrentar outras barreiras que podem te deixar até estressado/a antes do encontro.

Além da própria reunião ser mais dinâmica, a produtividade da equipe de modo geral se torna maior, pois sobra mais tempo para os/as colaboradores/as se dedicarem ao trabalho rotineiro.

Ganho de tempo

No fundo, o resultado financeiro de todos os negócios está intimamente ligado ao tempo: prazos de entrega, horas de trabalho, duração de reunião, entre outras medidas e eventos que envolvem o passar das horas.

Economizar tempo e aproveitar melhor os momentos é crucial em todas as empresas, e as reuniões virtuais são excelentes para isso.

Economia com custos operacionais

Com este modelo, ao adotar a reunião remota, as empresas podem usar as plataformas de reuniões virtuais e softwares de apoio para operações compartilhadas e trabalho colaborativo, algo que está acontecendo com a transformação digital.

Assim, é possível economizar em seu processo de produção e trabalho, sem ter que criar uma estrutura complexa e muito cara.

Reuniões mais fáceis de realizar

A tecnologia existe para facilitar nossa vida, não é mesmo? As reuniões virtuais são uma prova disso. A rotina fica mais fácil de administrar, pois os encontros com os/as clientes ou os alinhamentos com a equipe não precisam de deslocamento, reserva de sala e escritório ou até mesmo da encomenda de um buffet básico de recepção. A reunião remota é realmente mais prática.

7 dicas para deixar suas reuniões virtuais mais eficientes

Por mais que apresente uma série de facilidades, para que as reuniões virtuais sejam cada vez mais perfeitas e eficientes, é essencial adotar algumas rotinas e elaborar um planejamento. Caso contrário, você pode acabar perdendo tempo e passando por alguns imprevistos desagradáveis, seja com a equipe ou com um/a cliente.

Por exemplo: e se no meio de uma reunião remota com um/a cliente importante o seu microfone simplesmente parar de funcionar? É preciso ter um reserva na gaveta!

Para que tudo saia da melhor maneira possível na sua reunião virtual, separamos 7 dicas úteis para colocar em prática. Veja!

1. Ensine a equipe a usar a ferramenta escolhida

Se você vai fazer a reunião pelo Zoom, Google Meet ou Microsoft Teams, é importante que todos/as da equipe saibam as funções básicas da plataforma. Para isso, você pode disponibilizar um manual.

2. Regras básicas para uma reunião mais fluida e dinâmica 

É importante pedir para os/as participantes entrarem nas reuniões virtuais de um local silencioso e usarem uma roupa adequada para a ocasião. Deixar o microfone desligado quando não estiver falando e convidar somente as pessoas que realmente precisam participar também é necessário. 

Para que o encontro seja mais fluido, prepare a pauta da reunião previamente, pois isso ajuda na condução dos temas que precisam ser debatidos. 

3. Realize testes de áudio e imagem e tenha equipamento reserva

Na reunião remota, com cliente ou com a equipe, é importante ver se tudo está funcionando corretamente.

Antecipadamente, é importante verificar se o áudio está bom, se o microfone está funcionando, se a conexão com a internet está instável ou algo do tipo.

Além disso, é recomendado ter um equipamento reserva, especialmente para reuniões com clientes, como um fone/microfone, um notebook ou um smartphone com boa conexão.

Nestes casos, se houver um imprevisto, você estará pronto/a para se reconectar com qualidade imediatamente após uma falha tecnológica.

Outro ponto importante: separe os documentos que você vai apresentar no encontro para não ter que procurar no notebook de última hora, e teste também a imagem. 

4. Faça reuniões virtuais curtas e objetivas

As reuniões online costumam ser mais rápidas do que as convencionais, a sugestão é ir direto ao ponto, com cautela para não tocar em assuntos que não merecem ser debatidos na ocasião ou para não perder o foco. 

Se o objetivo é ter mais produtividade na reunião remota, é importante otimizar e respeitar o tempo de duração do encontro e tratar do que realmente interessa!

5. Lembretes para ninguém se esquecer

É muito importante enviar os convites, também chamados de “invites”, nos softwares para agendar a reunião remota. Assim, todas as pessoas vão ficar com o evento agendado e as chances de alguém não aparecer porque esqueceu diminuem bastante.

Neste caso, aproveite a formalização do encontro para incluir a lista de participantes e o motivo da reunião online.

6. Fale para as pessoas habilitarem o vídeo nas reuniões virtuais

Especialmente com seu time, é importante que todos/as estejam com a função de vídeo habilitada, pois fica desagradável parte da equipe estar aparecendo enquanto outros/as colegas estão apenas com áudio. O recurso de vídeo mostra que o/a colaborador/a está mais engajado/a com o encontro e isso faz diferença.

7. Reuniões somente por áudio em situações especiais

Reserve as reuniões virtuais feitas por áudio para situações de imprevisto ou encontros marcados de última hora.

Neste caso, se você estiver em trânsito ou em um shopping, mas precisa fazer um atendimento emergencial para um/a cliente, sinalize que a reunião por áudio vai ser mais eficiente e oportuna para a ocasião.

Siga essas dicas para que suas reuniões virtuais sejam mais produtivas. Além disso, lembre-se de que várias videoconferências realizadas de forma consecutiva tendem a estressar a equipe e reduzir o nível de engajamento. Por isso, tenha intervalos entre um encontro e outro. Para ficar ainda mais informado/a sobre tudo o que é tendência no mercado, confira o podcast Carreiras Digitais, apresentado pelo fundador da Gama, Guilherme Junqueira.

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